Messagerie


Trier ses emails et y répondre peut parfois prendre un temps considérable, quelques conseils pour être plus efficace :

  • Durant une absence, activer le message général d'absence pour minimiser l'inondation de mails.
  • Désabonnez-vous régulièrement des newsletters.
  • Consacrez des plages horaires déterminées pour consulter, trier et répondre aux emails.

Essayer de ne consulter votre messagerie que 4 fois par jour.

  • Supprimer tous les soirs ou au moins une fois par semaine les mails sans importance, les spams.
  • Pour répondre aux mails importants, on conseille de se déconnecter de sa boite aux lettres et écrire son message à froid pour éviter les réponses sèches et précipitées.
  • Séparer le courrier personnel du courrier professionnel en utilisant des dossiers dédiés ou des boites aux lettres différentes.
  • Hiérarchiser vos courriels, placer automatiquement les lettres d'infos dans un dossier spécial et les notes de services dans un autre.

Dans la boite de réception il ne doit rester que les mails jugés prioritaires.

  • Traiter immédiatement les mails qui ne nécessitent pas plus de 2mn.
  • Créer un répertoire Urgent - En cours - A faire plus tard.

Le dossier urgent doit être traité dans la journée.

A faire et en cours, une fois par semaine et une fois par mois, consacrer du temps pour faire une revue complète des dossiers pour supprimer ou archiver certains dossiers.

Supprimer le contenu de votre messagerie permet d'avoir moins de spam car les grosses messageries comme Gmail analysent vos messages pour établir votre profil publicitaire.

  • Faire appel à des services externes comme Unroll.me qui recense l'ensemble de vos abonnements et permet de vous désinscrire en un clic.
  • Classer ses messages en créant des dossiers en fonction de votre activité et de votre organisation.
  • Gérer ses contacts en prenant le temps de remplir le nom, le prénom, leur numéro au lieu de conserver un mail.
  • Préparer des modèles de message si certains de vos échanges représentent souvent le même sujet.
  • N'hésitez pas à insérer votre signature en automatique.

Avec ses quelques règles, votre messagerie sera plus lisible et vous reprendrez plaisir à lire et échanger des emails.