Aujourd'hui, les entreprises qui décident d'utiliser une solution EDI le font car elles sont persuadées des utilités qu'elles obtiendront pour leurs activités commerciales. En effet, il existe de nombreuses entreprises qui sont conscientes des avantages que l’information des données électroniques et la suppression du papier apportent aux activités commerciales.

Néanmoins, une des principales raisons pour lesquelles certaines entreprises commencent à utiliser l'EDI est liée à une obligation ou encore à la pression d'un partenaire commercial.

L’EDI  présente différents avantages :

  • Automatisation des opérations.
  • L'emploi de ce dispositif permet de diminuer les tâches administratives. Grâce à l'EDI, la majorité des tâches comme celles liées à l'impression des documents, la mise sous plis, l'affranchissement ou encore la saisie des données dans le système de gestion ou ERP, disparaissent totalement.
  • Diminution des temps de réponse.
  • Certains sondages affirment que les procédures administratives et opérationnelles réalisées par EDI améliorent le temps de réponse de 61%. Cette réduction est liée au fait que l'automatisation permet de réaliser instantanément certaines tâches comme l'enregistrement, la validation et le contrôle des informations intégrées dans l'ERP.
  • Réduction des erreurs.
  • Il est estimé que les solutions EDI réduisent entre 30% et 40% les erreurs dans les documents. L'utilisation de standards EDI garantit une interprétation exacte du renseignement, indépendamment des nationalités ou secteurs d'activités. De plus, l'EDI permet pareillement d'éliminer les erreurs liées à la saisie des informations.
  • Escompte des coûts.
  • Il s'agit d'un des avantages les plus importants liés à l'utilisation de l'EDI. Avec la mise en place d'EDI, les coûts de traitement des documents sont réduits de 35%, et cette économie est encore plus significative dans le cas des factures électroniques pour lesquelles l'économie peut atteindre les 90% du coût. D'une part, cette réduction des coûts est liée à l'automatisation des opérations et d'autre part, à la suppression de l'utilisation du papier.
  • Hausse de la productivité.
  • La technologie EDI permet aux entreprises de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • Traçabilité complète et en temps réel des échanges de documents.
  • La substitution du papier par des documents électroniques facilite le suivi de ces derniers. L'EDI garantit la traçabilité, grâce à l'utilisation de messages comme la confirmation de réception de commandes, factures, de modification des ordres de commandes, de situation des paiements en attente, etc. 
  • Amélioration du service auprès du client.
  • La mise en place de l'EDI permet au client final d’avoir les prévisions de production et de livraison précise.

Ainsi, En passant d’un échange physique de documents commerciaux à un échange électronique, les entreprises bénéficient de réduction des coûts, d’amélioration de la vitesse de traitement, et de diminution des erreurs.

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